Koneliike Korteniemi tietosuojaperiaatteet

1.        Yleistä

Tämän asiakirjan tarkoituksena on yhdessä rekisteriselosteen kanssa antaa ajantasainen kokonaiskuva Koneliike Korteniemi harjoittamasta henkilötietojen käsittelystä. Koneliike Korteniemi noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) ja sitä täydentävää kansallista tietosuojalakia. Koneliike Korteniemi laatii rekisteriselosteet kaikista henkilötietoja sisältävistä rekistereistä, joissa se toimii rekisterinpitäjänä. Koneliike Korteniemi toimiessa toisen rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelijänä (ulkoistettu palvelu), se noudattaa rekisterinpitäjän antamia ohjeita henkilötietojen käsittelyssä.

2.        Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksista huolehtiminen on rekisterinpitäjän velvollisuus. Rekisteröidyn oikeudet on kirjattu rekisteriselosteeseen.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt toimitetaan kirjallisesti Koneliike Korteniemi sähköpostiosoitteeseen. Henkilötietojen käsittelyä koskevat vastaustiedot toimitetaan tiiviisti esitetyssä, helposti ymmärrettävissä muodossa ja selkeällä kielellä ilmaistuna. Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

3.        Tietojen käsittelyn ulkoistaminen

Koneliike Korteniemi voi käyttää ulkoistettuja palveluita, jolloin henkilötietoja luovutetaan palvelun tuottajalle. Palvelun tuottajasta tulee henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Palvelusopimukseen voidaan liittää sopimus tietojen käsittelystä. Rekisteriselosteeseen on kirjattu, jos ko. rekisteristä luovutetaan henkilötietoja palveluntuottajalle.

4.        Tietoturvaloukkaukset

Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan sellaista tapahtumaa, jonka seurauksena siirrettyjä, tallennettuja tai muuten käsiteltyjä henkilötietoja vahingossa tai lainvastaisesti tuhoutuu, häviää tai muuttuu. Tietoturvaloukkaukseksi katsotaan myös tietojen luvaton luovuttaminen sekä luvaton pääsy tietoihin.

Koneliike Korteniemi ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Näin ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Kun henkilötietojen käsittelijä saa tietää henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, hänen on ilmoitettava siitä rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä.

Koneliike Korteniemi dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen on voitava tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tietosuoja-asetuksen 33 artiklaa on noudatettu.

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin henkilöille, on tietoturvaloukkauksesta ilmoitettava rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.

REKISTERISELOSTE, ASIAKASREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Koneliike Korteniemi Oy

Hallitie 3 A

96320 Rovaniemi

1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ilkka Korteniemi

Hallitie 3 A

96320 Rovaniemi

0207 433 571

ilkka.korteniemi@koneliike.fi

1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Asiakasrekisteristä luovutetaan tietoja palveluntuottajille tuotteiden rahoitus-, rekisteröinti-, vakuutus-, kuljetus-, takuu- ja huoltopalveluiden toteuttamiseksi.

1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaiden henkilötietoja

- nimi

- osoite

- henkilötunnus

- puhelinnumero

- sähköpostiosoite

1. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakassuhdetta luotaessa ja sen aikana asiakkaan antamista tiedoista.

1. Tietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastaanottajana toimii yrityksen henkilöstö, joka työtehtävissään tarvitsee asiakkaiden yhteystietoja. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle.

1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.       Henkilötietojen säilyttämisaika

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan.

1. Rekisteröidyn oikeudet

•          oikeus saada pääsy henkilötietoihin (artikla 15)
•          oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
•          oikeus tietojen poistamiseen (artikla 17)
•          oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
•          vastustamisoikeus (artikla 21)
•          oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
•          oikeus peruuttaa suostumus, jos oikeus käsitellä perustuu suostumukseen (artikla 7)
•          oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)

1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteristä muodostuu manuaalista aineistoa erilaisiin käyttötarkoituksiin tehtävien tulosteiden muodossa. Manuaalista aineistoa säilytetään toimitusjohtajan työhuoneessa lukitussa kaapissa ja tilapäisesti työn suorittamista varten yrityksen muissa tiloissa.

Sähköistä aineistoa säilytetään yrityksen tiloissa olevalla palvelimella käyttöoikeusrajoitetussa kansioissa ja sovelluksissa. Asiakastietoja sisältävien kansioiden ja sovelluksien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana.

Tiedot tallennetaan palvelimelle, joka on vahvasti suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Palvelin ja sen varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.